【勤務表作成】12時間かかっていた作業が約1時間に｜勤務表アプリを作ってみた話
※この記事で紹介するShifNoa(シフノア)は、運営者(ナースマンあずき)が開発したアプリです。
いつの日か勤務表の裏側との題で記事を書きましたが、勤務表の作成ってめちゃめちゃ時間がかかります。勤務表自動で作成できないかなと思い、構想から２年をかけてアプリをリリースしましたので使い勝手を紹介したいと思います。
「勤務表づくり、そんなに時間がかかるのか」
私自身も勤務表を作る機会があります。スタッフは50名を超えるのですが、まぁ制限が多い事、そして細やかな配慮を使用と思うと勤務表づくりで一日終わることもありました。
制限と要件を守って勤務を組んでも、微調整にまた時間がかかり・・・
毎月１２時間以上はかかっているのではいかと思います。
そして、勤務表の自動生成を業者に頼むと結構コストがかかるので、病院としても導入はされず。
個人で使える自動勤務生成アプリないかなと、そう思って作り始めたのが、シフノア(ShifNoa) です。
こだわったところ
スタッフごとに細かに制限を設定できるようにしました。すべてを取り入れるとシステムが複雑になるのでここはほしいを集めています。
たとえば、スタッフのレベルは４段階に設定しています。その中で必要なレベルのスタッフを病棟毎に決めて人数が足りるように自動で組み替えていきます。
また、休みや研修の希望はもちろん、「このペアは同じ日に組ませたくない」また、「新任者とプリセプターを同じ勤務で組みたい」という条件もつけました。
あとは勤務を組むうえで平等性は確保しなければなりません。なんせ勤務表は看護師それぞれのモチベーションにかかわります。
夜勤や休みの偏りがあると不満が出ますため、できるだけ平等になるよう、アルゴリズムの調整を何度も重ねました。
実際の勤務表作成手順
1. スタッフ登録(スタッフタブ)
最初はデフォルトで30名程度のデモスタッフが登録されています。削除しつつ、スタッフ名を追加していきます。レベルは部署の状況に応じて設定してください。L1～L4の4段階で設定していますが、L4がリーダーというわけでもないです。リーダー役割はレベル指定もできますし、スタッフ毎に設定も可能です。
スタッフ毎の制限はタブを開くと詳細を決められます。夜勤回数、勤務生成する際に人数カウントするかどうか、平日のみの勤務なのか、出勤しない曜日の設定、チームの所属、勤務形態の設定、管理者・管理代行者、NGペアの設定などができます。
一度登録すればデータは残ります。
スタッフデータは個人情報ですので、フルネームである必要はありません。またこのアプリはデータ通信をしないためデータ自体はお使いのパソコンに保存されます。データはパスワードをかけることもできるのでセキュリティ面も考慮しています。
2. 基本設定(設定タブ)
基本設定では、勤務表を組むのに必要な設定を決めます。
病棟名、チーム、二交代・三交代の設定、日勤・夜勤の必要なレベルのスタッフ設定（早出・遅出などは0と入力すると組まれなくなります）、代行管理者設定、リーダー設定、委員会の設定などです。
必用な日勤スタッフ数や、連続勤務の制限、夜勤の条件など厳しすぎると条件未達成のまま勤務表が組まれるので、作成しながら調整してみてください。
3. 希望の入力（シフト表タブ）
希望登録をONにして、左クリックで変えていくか、右クリックで一覧を選択します。
作り始めは初日の深夜のみ組まれないため、深夜の希望登録をいれて前勤務から続きで組まれるように入力してください。（夜勤明け後の休みを含む）翌月は月末の勤務が引き継がれるようになります。
希望登録をすると右上に表記がでます。深夜、リリーフ、休み、研修、夜勤の希望を入れてみました。研修予定やリリーフ予定がある場合も登録でき、その日は勤務に必要な人数にカウントされません。
また名前の右には設定したレベル、代行管理者、チームリーダー、夜勤禁止などの表記が出るようにしています。
4. 自動生成を開始
自動生成は月額プランへの登録が必用ですが、3ヵ月はお試しで使っていただけます。試しに使ってみてよければ継続使用をお願いします。
支払い設定は3ヵ月使用してみてから入力していただければよいので、それまでは登録していれば使うことができます。
登録するとライセンスキーが発行されるので、設定タブの下にあるキー入力画面より入力をお願いします。
生成精度は初期値300と4000にしています。数値を上げるほど時間はかかりますが生成精度が上がっていきます。初期値ではものの数十秒で勤務表ができあがります。
5. 勤務表の確認と出力
勤務表が生成すると、条件を達成できない日は赤色で表示されます。（テスト作成では条件未達はありませんでした）
チームリーダーの日も偏らないように調整しました。青枠で囲われかつ、TLかLの表記がある日はリーダーの日です。チームごとに表示させることもできます。
赤枠や警告を確認し、条件を変更して生成し直すか、マスのクリックや右クリックで手動で微調整ができます。
勤務表の下は各勤務のスタッフ合計数、右端は休日、夜勤回数などの合計が表示されます。勤務が偏っていないか一覧で見やすくしました。
出来上がった勤務表はExcel/PDFに出力できます。お使いのパソコンに保存されます。
最初の設定こそ時間は必要ですが、一度入力できればすぐできます。
12時間ほどかかっていた作業が、勤務希望の収集、入力を含めて1時間以内で終わるようになりました。(あくまで私の環境での体感ですが)
【お願い】ダウンロード時に警告が出ます(対処法)
ここは先にお伝えしておきたいのですが、インストーラーを開くと、「WindowsによってPCが保護されました」という警告が出ることがあります。
これは、ウイルスがあるわけではなく、アプリに電子署名(有料の証明書)をまだ付けていないためです。この証明書は年額で費用がかかるため、現時点では付けていません。
個人作成アプリのため年額の有料証明書はつけずに、月額550円と個人でも導入しやすい金額に設定させていただきました。
詳細を開いて実行をするとダウンロードが始まるはずです。
「実行」が表示されない場合
- ダウンロードしたファイルを右クリックして「プロパティ」を開き、「ブロックの解除」にチェックを入れてから、もう一度実行してみてください。
- それでも進めない場合や、病院のパソコンの場合は、管理者が署名のないアプリの実行を制限している可能性があります。情報システムの担当者に相談してください。
ShifNoa（シフノア）をどこからダウンロードするか
こちらがダウンロードページのリンクです。
https://azuki-crypto.github.io/shifnoa/pc.html#download
料金について
- 対応: Windows 10/11(64ビット)
- 月額550円(税込)
- 最初の3か月は無料(カード登録不要)
- iOS版もありますが機能が制限された別アプリで、データも料金プランも別です
まずは無料期間に、実際の勤務表で試してみてください。
おわりに
勤務表づくりが減れば、その分他の管理業務に回せるようになります。
「毎月、勤務表の作成が憂うつ…」という主任さん・師長さんの助けになればうれしいです。使ってみた感想や改善してほしい点があれば、ぜひ教えてください。
